Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer
Beranda / Makalah / Pramuka

Makalah Administrasi Dalam Kepramukaan

Oleh Pengusaha Muda

Makalah Administrasi Dalam Kepramukaan - Makalah ini kami susun dalam rangka memenuhi tugas ujian Mata Kuliah Pramuka. Dalam makalah ini kami kami bahas tentang administrasi dalam Kepramukaan, Program Kerja GUDEP, dan Pembukuan Surat Menyurat Masuk atau Keluar dalam ke pramukaan.

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengertian Administrasi 

Administrasi memiliki beberapa arti yaitu arti secara luas dan sempit. Pengertian Administrasi menurut arti luas adalah keseluruhan (proses) yang membuat sumber-sumber personil dan materil sesuai yang tersedia dan efektif bagi tercapainya tujuan bersama. Sedangkan Administrasi menurut arti terbatas (sempit), administrasi didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Sehingga administrasi dalam kepramukaan itu ada dua macam yaitu administrasi Kwartir dan administrasi Satuan Pramuka

Di dalam kepramukaan juga terdapat beberapa Program Kerja GUDEP, yang mana sangat penting di dalam terlaksananya sebuah kepramukaan di setiap Sekolah. Program kerja gudep, di dalamnya terdiri atas program-program apa saja yang hendak dilaksanakan di dalam setiap kegiatan kepramukaan. Selain itu dalam program gudep juga terdapat Pembukuan Surat Menyurat Masuk atau Keluar dalam Kepramukaan. Supaya di dalam sebuah kegiatan pramuka kita memiliki surat menyurat yang gunanya untuk mengundang setiap sekolah ataupun juga para pengurus cabang kepramukaan supaya dapat hadir ketika sekolah kita hendak melaksanakan sebuah kepramukaan yang bersifat Persami (Perkemahan Sabtu Minggu) ataupun Perjusami (Perkemahan Jum’at Sabtu Minggu).

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam Makalah Administrasi Dalam Kepramukaan ini adalah:

  1. Apa yang dimaksud dengan administrasi?
  2. Apa saja program-program yang terdapat di dalam kepramukaan?
  3. Apakah yang dimaksud surat masuk dan surat keluar di dalam kepramukaan?

C. Tujuan Penulisan

Tujuan dari pembuatan Makalah Administrasi Dalam Kepramukaan ini adalah:

  1. Untuk mengetahui apa itu administrasi
  2. Untuk mengetahui program-program apa saja yang terdapat di dalam sebuah kepramukaan
  3. Untuk mengetahui apa itu surat masuk dan juga surat keluar didalam sebuah kepramukaan

 

BAB II

PEMBAHASAN

A. Administrasi dalam Kepramukaan

Seperti yang telah kami paparkan di atas bahwa sanya pengertian administrasi dapat kita bagi menjadi 2 yaitu pengertian administrasi secara luas dan administrasi sempit

  • administrasi alam arti luas, yang dimaksud dengan administrasi adalah keseluruhan (proses) yang membuat sumber-sumber personil dan materiil sesuai yang tersedia dan efektif bagi tercapainya tujuan bersama.
  • administrasialam arti terbatas (sempit), administrasi memiliki pengertian sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.

Sehingga, administrasi dalam kepramukaan itu ada dua, yaitu:

1) Administrasi Kwartir

Yang dimaksud dengan administrasi kwartir adalah semua perencanaan, kegiatan, dan tata cara tulis menulis dalam lingkungan kwartir Gerakan Pramuka yang dilakukan secara teratur dan terarah untuk mencapai suatu tujuan dan tugas pokok kwartir Gerakan Pramuka.

2) Administrasi Satuan Pramuka 

Administrasi Dalam Kepramukaan bagian administrasi satuan pramuka memiliki makna sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan Pramuka, oleh karena itu dukungan administrasi atau tata usaha perlu dilaksanakan secara tertata dan tertib namun sederhana, yang diatur dalam Keputusan Kwarnas Nomor 041 Tahun 1995 tentang Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan. Juga masih ada beberapa administrasi kepramukaan, diantaranya yaitu:

  1. Permintaan pendaftaran anggota untuk peserta didik
  2. Buku tamu gugus depan
  3. Daftar induk anggota gerakan pramuka gugus depan
  4. Program kerja semester perindukan siaga
  5. Administrasi keuangan gugus depan
  6. Daftar inventaris gugus depan
  7. Catatan peristiwa-peristiwa penting (logbook)
  8. Program kerja tahunan gugus depan
  9. Catatan pribadi anggota gerakan pramuka
  10. Program kerja semester pasukan penggalang
  11. Program kerja semester ambalan penegak
  12. Program latihan mingguan

B. Program Kerja GUDEP Pramuka

Gudep dalam pramuka harus memiliki rencana progam yang tercatat dan terjadwal secara rinci. Salah satu contoh dari program kerja GUDEP pada sebuah lembaga pendidikan seperti di bawah ini:

Administrasi Dalam pramuka
Program Kerja GUDEP

 

Adapun penjelasan dari masing-masing program Gudep di atas adalah sebagai berikut:

1.    Latihan Rutin Pramuka

Dalam melakukan kegiatan latihan rutin pramuka maka dapat dirinci sebagai berikut:

  1. Latihan rutin pramuka dilakukan setiap hari Sabtu, dimulai pukul 14.00 WIB dan diakhiri pukul 16.30 WIB.
  2. Latihan rutin pramuka dilakukan dengan pemberian materi SKU dan SKK beserta praktek lapangan.
  3. Pemberi materi pramuka adalah Pembantu Pembina dan Pembina Pramuka.

Rincian materi latihan pramuka rutin diantaranya adalah:

  • Sejarah Pramuka
  • Dasa Dharma
  • Trisatya
  • PBB dan Upacara Pramuka
  • Semaphore
  • Kompas
  • Pioneering, tali temali dan macam-macam ikatan
  • Api Unggun
  • Tata Boga
  • Hasta Karya Pramuka
  • Sandi Pramuka (huruf rahasia)
  • Lembaga Gerakan Pramuka dan Struktur Organisasi Kepramukaan
  • Musyawarah dan Mufakat
  • Tanda Jejak
  • Peta
  • P3K
  • Penjelajahan dan Permainan Pramuka
  • Lagu Wajib dan Lagu Daerah
  • Bakti Karya
  • Kegiatan lain yang berupa kegiatan incidental dan spontan

2. Musyawarah Gugus Depan

Yang dimaksud dengan Musyawarah Gugus Depan (Mugus) adalah bentuk kegiatan musyawarah yang dilakukan anggota gugus depan untuk menentukan kelangsungan hidup gugus depan.

Dalam kegiatan ini Musyawarah Gugus Depan dirumuskan:

  1. Susunan Majelis Pembimbing Gugus Depan
  2. Susunan Pembina Gugus Depan
  3. Susunan Pengurus Gugus Depan (Dewan Kerja Penggalang)

Adapun Peserta dalam kegiatan Musyawarag Gugus Depan (MUGUS) adalah:

  1. Perwakilan Anggota yang meliputi Pinru dan Wapinru setiap regu
  2. Pemimpin regu utama (Pratama) putra maupun putri
  3. Pembina pramuka
  4. Pembantu Pembina yang terdiri para pramuka penegak
  5.  Unsur majelis Pembimbing Gugus Depan (Mabigus) yang meliputi Kepala sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Pembina OSIS, dan unsur guru yang membidangi ekstrakurikuler pramuka
  6. Unsur Komite Sekolah
  7. Unsur Tokoh Masyarakat sekitar Gugus Depan
  8. Unsur Kwartir Ranting diantaranya Andalan Ranting Urusan Penggalang

Pelaksanaan Musyawarah Gugus Depan ini bisa dilakukan bersamaan dengan bentuk kegiatan Perkemahan Sabtu Minggu di Sekolah.

3. Kegiatan Kegiatan Perkemahan

a. (Persari)

1)    Kegiatan Persari dilakukan pada bulan kedua dan kelima pada masing-masing semester

2)    Kegiatan Persari ini biasanya dimulai pukul 07.00 WIB dan diakhiri pukul 15.00 WIB (dalam satu hari)

3)    Kegiatan Persari ini meliputi:

  • Penjelajahan dan halang rintang
  • Jelajah sekitar sekolah sambil bermain sandi
  • Kegiatan latihan gabungan
  • Kegiatan kunjungan di tempat rekreasi atau tempat bersejarah
  • Latihan dasar kepemimpinan dan pola memimpin
  • Lomba tingkat 1

b. Perkemahan Dekat (di Sekolah)

1)    Kegiatan Persami dilaksanakan pada bulan ke empat tiap-tiap semester.

2)    Bentuk kegiatan adalah kegiatan Perkemahan Sabtu minggu yang dimulai pada pukul 14.30 WIB (Sabtu) dan diakhiri pada pukul 09.00 WIB (Minggu).

3)    Macam-macam kegiatan yang dapat dimasukkan dalam kegiatan Persami adalah:

  • Penerimaan tamu pasukan (anggota baru)
  • Kegiatan Pelantikan Kenaikan Tingkat
  • Kegiatan Musyawarah Gugus Depan (MUGUS)
  • Latihan Dasar Kepemimpinan (LDK)
  • Kegiatan Lomba Tingkat 1
  • Kegiatan Pengembaraan atau Kemah Beranting
  • Gladian Pemimpin Regu

4.    Latihan Rutin Ke Kwartir Ranting

  • Kegiatan ini dilakukan pada tiap bulan
  • Hal-hal yang dilaporkan adalah keadaan gugus depan yang meliputi keanggotaan gugus depan dan kegiatan yang telah dilakukan gugus depan pada kurun waktu tertentu.

5. Kegiatan Insidental

a.    Kegiatan ini dilakukan di luar program yang tidak mengikat

b.    Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan situasi, kondisi dan kebutuhan.

c.    Macam-macam kegiatan dalam kegiatan insidental ini adalah:

  • Kegiatan kunjungan ke anggota gugus depan karena sakit, bela sungkawa atau kegiatan lain (berdasarkan undangan) bisa juga silaturrohmi terjadwal
  •  Mengikuti kegiatan yang berasal dari luar gugus depan (Kwaran, Kwarcab, Kwarda, Kwarnas, dan gudep lain).

C. Pembukuan Surat Menyurat Masuk atau Keluar dalam Kepramukaan

1. Surat Menyurat

Secara umum pengertian Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

Dalam hal surat menyurat ini dapat di kelompok kan menjadi 2 yaitu

  1. Surat masuk
  2. Surat keluar

 Perbedaan surat masuk dan surat keluar

Surat Masuk adalah semua tulisan-tulisan atau berita yang diterima dari pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di secretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu sedangkan Surat Keluar, adalah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepala Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

c. Urutan-urutan kegiatan penyelesaian surat masuk dan surat keluar dalam pramuka adalah sebagai berikut:

1) Surat Masuk

  • Penyortiran surat-surat masuk didasarkan kepada derajat.
  • Surat masuk yang bersifat Sangat Rahasia, Rahasia dan Rahasia Jabatan/Terbatas diteruskan dalam keadaan sampul tertutup kepada Kepala Sekretariat/Sekretaris atau jabatan yang ditunjuk, dan selanjutnya diserahkan langsung kepada yang berkepentingan.
  • Suart masuk yang bersifat Biasa segera dibuka sampulnya dan diteruskan kepada bagian pencatatan
  • Semua berita masuk diadakan pencatatan, distribusi dan penyimpanan

2) Surat Keluar

  • Semua konsep surat keluar dapat dibuat berdasarkan usulan siapapun yang harus di setujui ketua
  • Surat juga bisa Atas dasar kebijakan pimpinan
  • Sebagai reaksi atau suatu aksi
  • Sebagai konsep baru
  • Pembuatan konsep dilakukan oleh pejabat-pejabat yang bersangkutan sesuai dengan prosedur kerja yang berlaku.
  • Setiap surat keluar diadakan pencatatan, distribusi dan penyimpanan.

2.  Pembukuan Surat Masuk/Keluar dalam kepramukaan

a) Surat Masuk

Dalam Kepramukaan Surat yang masuk dicatat di dalam catatan surat-surat di dalam buku catatan yang disebut Buku Agenda. 

Buku agenda memuat catatan-catatan sebagai berikut: 

  • Tanggal
  • Nomor agenda
  • Nomor dan tanggal surat masuk
  • Lampiran
  • Alamat pengirim (terima dari)
  • Perihal surat masuk (isi)
  • Keterangan

b) Surat Keluar

Surat-surat yang keluar dicatat di dalam buku catatan yang disebut Buku Verbal. Buku Verbal memuat catatan-catatan sebagai berikut:

  • Tanggal
  • Nomor surat
  • Lampiran
  • Kepada
  • Perihal
  • Keterangan

c) Lembaran Disposisi

Untuk menjaga agar pada surat-surat yang diterima tidak terdapat catatan-catatan dan disposisi-disposisi, sehingga menutup tulisan-tulisan isi surat yang bersangkutan, maka untuk keperluan catatan tersebut digunakan lembar disposisi. Dan juga bentuk lembar disposisi disesuaikan.

d) Ekspedisi

Pada buku-buku ekspedisi dicatat semua surat yang dikirim baik yang dikirimkan kepada alamat-alamat antara pejabat/instansi maupun yang keluar yang melalui petugas untuk dikirimkan melalui Pos. dan juga pengawasan tentang waktu dan cara pengiriman harus dilakukan dengan teliti dan terus menerus.

Adapun hal hal yang harus dicantumkan dalam membuat surat dalam pramuka, yaitu:

a. Cara dalam membuat penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :

  1. Nomor urut surat keluar
  2. Kode Kwartir
  3. Kode Bidang / Gugus Depan

Contoh  : 008/02.157-02.158 – C

Keterangan:

008 =  Nomor urut surat keluar

02.157-02.158 =  Nomor Gudep dan C adalah jenis Kegiatan

b.    Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan.

c.  Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu:

1)  Kepala surat, yang terdiri dari :

  • Nama organisasi/kesatuan
  • Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
  • Nomor
  • Klasifikasi (sifat)
  • Lampiran
  • Perihal/Hal
  • Alamat
  •  u.p (untuk perhatian), apabila perlu

d. Isi surat, terdiri dari :

  • Pendahuluan
  • Uraian/maksud
  • Kalimat penutup

e.  Penutup surat, terdiri dari :

  • Nama Jabatan
  • Tanda Tangan
  • Nama Pejabat
  • Cap atau stempel
  • Tembusan

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Administrasi Dalam Kepramukaan memiliki peranan yang sangat penting sekali karena dalam kepramukaan semua harus tercatat secara rapi dan tersusun dengan benar

Administrasi dalam kepramukaan itu ada dua yaitu administrasi Kwartir dan administrasi Satuan Pramuka

Terdapat juga beberapa Program Kerja GUDEP, yang mana sangat penting di dalam terlaksananya sebuah kepramukaan di setiap Sekolah. Dan juga terdapat Pembukuan Surat Menyurat Masuk atau Keluar dalam Kepramukaan.

Fungsi daripada surat menyurat dalam kepramukaan adalah untuk mengundang setiap sekolah ataupun juga para pengurus cabang kepramukaan supaya dapat hadir ketika sekolah kita hendak melaksanakan sebuah kepramukaan yang bersifat Persami (Perkemahan Sabtu Minggu), Perjusami (Perkemahan Jum’at Sabtu Minggu) dan  Persari (Perkemahan Satu hari).

B. Saran

Sebagai tenaga pendidik tentu kita paham apa penting nya pramuka bagi siswa sekolah maka dari itu kita semua mengharapkan semoga siswa-siswi dapat mengikuti kegiatan kepramukaan di Sekolah. Karena dengan mengikuti kepramukaan itu dapat membuat anak anak didik kita mengetahui akan hidup mandiri, memiliki rasa persaudaraan yang tinggi dan juga menolong satu sama lain serta dapat hidup apa adanya dengan memanfaatkan kekayaan alam yang ada.

DAFTAR PUSTAKA

Kurniawan, Perdana Ahmad. 1997. Administrasi Satuan Pramuka Penegak: Bekasi.

Kamizi, Fajar. 1993. Administrasi Umum Gerakan Pramuka: IAIN Raden Fatah Palembang.